Profil: Min Bac +3
Exp: 4 ans
Cv à joindre obligatoirement à la candidature en PJ
MISSIONS:
- Suivre et contrôler l’exécution du budget en recettes et dépenses.
- Suivi des chèques émis
- Suivi des chèques à échéance (rappel mis sur le calendrier ZIMBRA 3 ou 4 jours avant la date d'encaissement en mettant reda@tes.ma comme participant)
- Rappel au manager des factures impayées
- Rappel des règlements à effectuer (LYDEC, IAM, INWI etc…)
- Suivre et contrôler l’exécution des contrats et conventions (recherche, formation initiale, professionnelle, partenariats).
- Recherche et contacter l'organisme adéquat selon le besoin
- Récolte d'information nécessaires (tarifs, procédure d’obtention, délai etc..)
- Transmettre l'information aux managers pour validation
- Si valider commencer les démarches selon l'organisme en question
- Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines
- Gérer les moyens logistiques de la structure.
- Rédiger des notes et des courriers administratifs.
- Gérer l’agenda du service.
- Rappel RDV, déplacements
- Participer à l’organisation de salons, colloques, manifestations, conférences.
- Prendre Contact avec l'organisateur pour une demande d'information tarifaire si payante
- Négociation du tarif et délai de paiement
- Confirmation de la participation par l'envoie de fiche de participation (si gratuit),bon de commande (si payant) et règlements (chèques)
- Point avec les mangers sur l'organisation concernant les plaquettes commerciales, chemises, cartes de visites, mobiliers, équipements informatique etc ….
- Commande si nécessaire auprès du fournisseur adéquat du matériel souhaités
- Suivi commande et vérification du matériels
- Organisation du stand
- Inventaire du matériels emmené au salon le premier et le dernier jour de l’événement
- Procéder à l’archivage des pièces administratives.
- Les factures fournisseurs sont classées par mois dans un classeur nommé “Fournisseurs”
- Les factures Clients sont classées par mois dans un classeur nommé “Clients”
- Les relevés bancaires et tout les documents reliés à la banque (ordre de virements, reçu de remise chèque etc…) sont classées par mois dans un classeur nommé “Banque”
- Les documents administratif (CV, RIB, copie CIN, copie CNSS, Bulletin de paie, etc) sont classées par salariés dans un classeur nommé “Documents Equipe”
- Assurer les relations avec les partenaires extérieurs (fournisseurs, organismes contractants …).
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